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初心者でもわかる！イベントの種類や、企画から開催までの流れを紹介します
この度、株式会社アーチに「イベント事業部」ができました。
そこで今回は、イベントの種類や、企画から開催までの流れをご紹介します。
▼この記事でわかること
- イベントの種類とメリット
- イベント企画の流れ
- イベント事業部でできること
イベントといっても、目的によって内容や規模、ターゲットなどが変わります。
また、イベントの企画から開催までの流れ、必要な備品や機材、
当日の人員確保や役割など、わからないことがたくさんあると思います。
今回は初心者でもわかるイベント企画～開催までをご紹介しますので、
「イベント企画を考えている方」
「催事担当になったが何から始めていいかわからない方」
などに必見の内容となっています。
▼この記事を書いた人
株式会社アーチは、栃木県栃木市と群馬県太田市に事務所を構える総合人材サービスの会社です。
また、特定技能の登録支援機関でもあります。
そしてこの度「イベント事業部」を立ち上げました。
人が足りない、物品が足りないなど、なんでもご相談ください。
イベントの種類とメリット
イベントといっても、その目的によってさまざまな種類があります。
「何のために、誰のために行うのか」という目的によって、規模や人数、集客ターゲットが変わります。
具体的にはどんなイベントがあるのか、そしてイベントを行うことによって得られるメリットもご紹介していきます。
プロモーション
- プロモーションイベント
- セミナー
- 展示会・見本会
- 展示販売会・マッチング
【メリット】
- イベントによる集客により、いつもとは違う顧客層にアピール出来る
- 自社や商品の認知度をアップさせる
- 展示会や販売会での資料配布、プレゼンにより、商品理解の向上と顧客獲得のチャンスを得ることが出来る
- 対面接客により、売り上げ増加を見込める
顧客・取引先接待
- セレモニー・式典
- 株主総会
- プロモーションイベント
- 展示会・見本会
- 展示販売会
- スポーツイベント
【メリット】
- 自社と付き合いのある顧客や取引先をもてなすことで、好感度や信頼度を上げるきっかけになる
- 自社の魅力や業績のアピールや、親睦を深めることが出来る
- 展示会や販売会での資料配布、プレゼンにより、商品理解の向上と売り上げ増加を期待出来る
社内親睦・社内行事
- セレモニー・式典
- 新年会・忘年会・歓迎会・納会
- 決起集会・キックオフイベント
- 親睦会・スポーツイベント
【メリット】
- 社員同士やその家族が交流を図り、結束を高めることが出来る
- 会社への信頼感や、帰属意識を高め、モチベーション向上につながる
- セレモニーや式典などで、企業全体としての目標やテーマを掲げ、全社員の共通意識を一体化を図る
CSR活動（社会貢献活動）・ボランティア活動
- 講演会
- シンポジウム
- 地域の祭り・イベントへの参加
- 納涼祭
- 学園祭への企画参加
- 工場見学ツアー
- スポーツイベント
【メリット】
- 社会貢献、地域貢献を行える
- 地元の祭りへの参加や納涼祭で、地元住民や参加者へ企業の周知と、親しみやすさを実感してもらえる
- 地域との親睦を図り、企業への信頼感向上につなげることが出来る
- いつもとは違う顧客層へのアピールや、顧客獲得のチャンス
イベントの企画から開催までの流れ
ここからは、イベントの企画から実際に開催するまでの流れをご紹介します。
全体的にどんな流れなのか、なにが必要なのか、しっかりとイメージし、準備をすることがイベント成功のカギとなります。
①企画と立案
イベントをするとなったら、まずはどんなイベントにするのか企画します。
ここで重要なのは、①目的と②ターゲットを明確にすることです。
「何のために、どうしてイベントを行うのか」、そして「誰のために行うのか、集客ターゲットは誰か」です。
この二つが決まったら、どのくらいの規模で、内容はどうするかなど細かく決めていきます。
この後の準備において、ここで決めた内容がとても重要になってくるので、しっかりと決めましょう。
②日程と会場の決定
イベントの目的やターゲット、内容が決まったら、それに合わせた日程と会場をさがします。
どの場所でどんな会場がいいか、日程はいつがいいのか、すべて①で決めた目的や内容に沿って考えます。
会場によって金額にばらつきがありますので、当日必要な備品なども考慮したうえで予算と検討しましょう。
③宣伝告知の開始
イベントは宣伝や告知をしないと集客できません。
社内親睦会などでしたら社員にお知らせするだけで構いませんが、取引先や一般の方なども集客ターゲットにしている場合は、イベントの内容を知らせる手段を考えなくてはなりません。
「どういった媒体を使い、どんな方法で宣伝告知するのか」「予算はどれくらいかけられるか」を考えます。
宣伝や告知はイベント直前まで行うことが多いです。
④準備の開始
ここまで決めた内容に沿って、準備を始めます。
- 担当者の選出・役割分担
- 会場の手配
- 宣伝告知の作成・依頼
- 看板やパンフレットなどの手配
- 必要な備品、機材の手配
- タイムスケジュールやイベントマニュアル作成
- 緊急時の対応マニュアル作成
ここで重要なのは、当日イベントに関わる担当者全員が情報を共有し、共通認識を持って行動することです。
当日誰かが休んでしまったり、ハプニングが起こった場合も、誰でも対応できるようにしておきましょう。
その為にも、イベントマニュアルは作成することはとても大切です。
当日の流れ、どの担当者がどこでどんな動きをしているのか、タイムスケジュールに沿ってどこで何が必要になるのかなどを、全員が把握しておくことが重要で、イベント成功のカギと言えるでしょう。
⑤イベントの開催
いよいよイベント当日です。事前に用意していたタイムスケジュールやイベントマニュアルに沿って動きます。
ハプニングや緊急事態が起こることも想定に入れておきましょう。
予定通りに進むよう、互いに協力しながら進めます。
困った時はプロの手を借りる
ここまでで、イベント開催の流れはなんとなくお分かりいただけたと思います。
しかし、イベントを初めて企画する場合や不慣れな方は、わからないことが多くてお困りだと思います。
こんなことでお困りではありませんか？
- 目的は決まっているが、その為にはどんなイベント内容・集客をしたらよいかわからない
- 会場探しはどうやってするの？
- 必要になる備品・機材がわからないし、手配方法もわからない
- 宣伝の媒体選びや依頼方法がわからない
- イベントマニュアルが作成できない
- 人員が確保できない
- 交通手段が車の場合、交通整備はどうしたらよいのかわからない
イベントのプロに頼んでみると…
上記のようなお困りごとも、プロに相談すればすべて解決してくれます。
企画立案の段階から相談に乗り、アドバイスや手段を教えてくれたり、会場や機材などの手配もまるまるお任せすることが出来ます。
また、すべて任せるのではなく、部分的な依頼ももちろんOK！
例えば、「ここは自社で手配できるので、この部分はお任せしたい」など、予算や希望に合わせることも出来ます。
アーチのイベント事業部でできること
さらに、アーチのイベント事業部では、もっともっと手軽に、気軽にイベントを開催出来るよう、
どんなささいなことからでもお手伝いすることが出来ます。
事例①社員をねぎらい、BBQイベントを開催する場合
日頃頑張ってくれている社員へのねぎらいとして、会社でBBQイベントを企画したとします。
どこでやるか、参加者は社員だけなのか、家族も含めるのか、ゲームや催し物を行うのか、交通手段はどうするか…
規模は大きくないとしても、決めなくてはならないことがたくさんあります。
「でも社員のみのイベントのことをわざわざプロに頼まなくても…」と思っていませんか？
アーチのイベント事業部なら、テントのレンタルのみでもお手伝いできますよ。
事例②周年パーティーを開催する場合
会社や団体などで、周年パーティーを企画したとします。
目的や内容によって集客する人数も変わってきますが、かなり大きな規模になることもあります。
こういったパーティーなどは、企画することも参加したこともない方が多く、何が必要になるかも想像がつきにくいと思います。
そんな時はプロの手を借りたほうが、時間も手間も省け、イベント成功も間違いないでしょう。
事例③夏場だけ、冬場だけなど季節ごとの備品レンタルだけしたい場合
工場や事務所などで、夏場だけ大型扇風機、冬場には暖房器具を用意したい場合ってありますよね。
季節限定なのえ、購入するよりもレンタルのほうが予算を抑えられたり、保管場所にも困りません。
そんな期間限定のレンタルのみも可能ですのでお気軽にご相談ください。
レンタルだけもOK!レンタル用品一覧
レンタルだけのご依頼も承ります。
以下に、レンタル出来る用品の一部をまとめました。
これ以外にもレンタル出来るものはたくさんありますので、ご相談ください。
まとめ
今回は、初心者でもわかるイベント企画～開催までをご紹介しました。
私自身、会社でイベントを企画したことがありますが、企画立案までは出来ても、その後の手配や準備は初心者には難しく、経験者やプロの手を借りるべきだと感じました。
結局、準備不足から当日の失敗や混乱につながったりします。
イベントをやりたいと思ったら、まずは企画立案して、自分たちで出来ることと、プロに相談することを分けて考えてみるといいかもしれませんね。
栃木県、群馬県でイベントをするならアーチ
栃木県、群馬県、茨城県でイベントをお考えならアーチにお任せください。
目的、予算に応じてベストマッチなご提案ができます。