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事務作業とはどんな仕事?仕事内容や必要スキル・未経験でも就職できるか解説

事務の仕事に興味があるけど、具体的な仕事内容や必要なスキルについて知りたいな。

こんな悩みに答えます。



事務職は座り仕事で、残業も少ないイメージがあることから非常に人気な職業の1つです。しかし具体的な仕事内容や、求められるスキルを詳しく知らない方は多いのではないでしょうか?

本記事では、事務職の種類別の仕事内容から、必要スキル・就職の時のポイントまで詳しく解説していきます。

この記事を読むことで、事務職の基本的な内容から将来性まで詳しく知ることができますよ。

事務作業とは|仕事内容や給与・雇用形態を解説

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事務職とは、会社の業務が円滑にまわるようにサポートする仕事です。特に一般事務は、女性に人気な職業の1つと言えます。



まずは事務職の簡単な仕事内容から、給与・雇用形態について解説していきます。

事務作業の基本的な仕事内容

事務作業の仕事は、ExcelやPowerPointを用いた書類の作成・電話や来客の応対・部署内のファイルや備品の整理などを行い、部署内の仕事が円滑に進むようにサポートする仕事です。



基本的に複数の仕事に優先順位をつけながら順次こなしていくことになりますので、作業の確実さやスピード、そしてマルチタスク能力が求められます。

事務職は「一人でゆったり仕事ができる」「他の仕事よりも楽」「残業が少ない」というイメージがありますが、急にお願いされる仕事も多く、一概にゆったり楽にできる仕事とは言えません。
もちろん他の仕事よりも時間調整しやすい点や、未経験からでも挑戦しやすいと言った側面もあるので、この記事を読んで、事務職の仕事や必要なスキルをしっかり理解しておきましょう。

事務作業の平均年収と雇用形態

大手転職エージェントの1つであるdodaの平均年収ランキングを参照すると、事務・アシスタント系の平均年収は334万円です。



事務職の雇用形態としては、正社員・契約社員・派遣社員・アルバイトなど様々あります。

ただし上記の数値は正社員求人の場合なので、契約社員や派遣社員として就職した場合、給与はもう少し下になるでしょう。

事務作業はどんな仕事?種類と具体的な仕事内容を解説

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事務作業の基本的な情報を解説したので、次に事務作業の仕事の種類と、それぞれの具体的な仕事内容を解説します。

一般事務

一般事務の仕事は「事務作業の基本的な仕事内容」の項目で解説した内容とほぼ同じで、書類の作成・電話や来客の応対・部署内のファイルや備品の整理などを行います。



厚生労働省が公開している「一般職業紹介状況」の結果を見ると、事務職の中で最も一般事務の倍率が高く、人気の職業であることが分かります。

未経験でも就職できる可能性があり、事務職の中で最も一般的な職種と言えるでしょう。

総務事務

総務事務は、一言で言えば会社全体の管理・サポートをする仕事です。



一般事務は1つの部署内で仕事を任される場合が多いですが、総務事務の場合は会社全体で使われる物の管理や、社内で行われるイベントの運営を行います。

そのため、一般事務よりも業務内容に幅があると言えるでしょう。必要なスキルは一般事務と変わらない場合が多いです。

労務事務

労務事務とは、企業に勤める社員に対してサポートを行う仕事です。



具体的には「社員の給与計算」「社会保険の手続き」「勤怠管理」「入社・退職手続き」などの仕事を行います。

資格が必須という訳ではありませんが、仕事を行う上で法律の知識が必要になることもあるため、社会保険労務士の資格があると非常に重宝されるでしょう。

経理事務

経理事務とは、会社で使ったお金や、入ってきたお金を管理する仕事です。

伝票の整理から、帳簿の作成・請求書や決算の作成など、幅広い仕事があります。こちらも資格が必須という訳ではありませんが、簿記の資格を持っておくと採用に有利に働くでしょう。

営業事務

営業事務とは、営業職の事務的業務をサポートする仕事です。



仕事内容としては営業職の行う見積書や請求書などの作成を代行して行います。それに加えて、営業とクライアントとコミュニケーションを取り、円滑に仕事を進めることも仕事に含まれます。

そのため事務処理能力だけではなく、一定のコミュニケーション能力も求められるでしょう。

その他事務職

事務職は他にも「法務事務」「貿易事務」「医療事務」などの事務職があります。

これらの事務職に共通して言えるのは「一定の専門的なスキルが必要」という点です。専門的なスキルを駆使し、社内が円滑にまわるように書類の作成や電話応対・来客応対の業務を行います。

事務作業にやりがいはある?仕事のメリットとデメリットを解説

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事務職の種類と仕事内容について解説しました。人気の職業として挙げられる事務職ですが、どのような点にやりがいを感じるのでしょうか。



次に事務職の仕事のメリットやデメリットを解説していきます。

事務作業のメリット

事務作業のメリットは下記の通りです。



▼事務作業のメリット

  • 基本的なPCスキルが身に付く
  • コミュニケーション能力が身に付く
  • 帰る時間をコントロールしやすい



事務職の仕事はPCを使って仕事をすることがほとんどなので、仕事を続けることで基礎的なPCスキルを身に付けることができます。



また社内の人とのやり取りや、電話応対・来客対応などが多いので、コミュニケーションの機会が多く、人と関わることが好きな方はやりがいを感じられるでしょう。

加えて仕事は残業になることが少なく、ある程度帰る時間をコントロールできる点もメリットです。

事務作業のデメリット

事務作業のデメリットは下記の通りです。



▼事務作業のデメリット

  • 業務内容が何年経っても大きく変わらない
  • 仕事が評価されにくい



事務作業は仕事が何年経っても大きく変わらないことから、ある程度仕事に慣れてしまうとルーチンワークになってしまう点がデメリットと言えます。

また社内のサポートを行う仕事ですので、どうしても仕事の結果が評価されにくい点もデメリットと言えるでしょう。

事務作業の仕事に求められる5つのスキル

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事務作業のメリットやデメリットについて理解したところで、次に事務作業の仕事に求められるスキルを5つに分けて解説していきます。

基礎的なPCスキル

1つ目は「基礎的なPCスキル」です。



事務作業は資料作成からデータの入力、備品の管理まで、全てPCを使って行います。そのため、基本的なPCスキルがないと、仕事をするのは非常に厳しいと言えるでしょう。

主に利用するのはWordやExcelの場合が多いので、簡単な使い方を理解しておいた方が、就職する際に採用されやすくなります。

マルチタスク能力

2つ目は「マルチタスク能力」です。



事務作業は複数の仕事を同時進行で進める場合が多いので、マルチタスク能力がある方は重宝されます。

そのため、ToDoリストを作成して優先順位をつけたり、タスク管理ツールを使って現状を可視化したりするなど、効率的に仕事を進める経験があると非常に強いです。

仕事を早く正確に進めるスキル

3つ目は「仕事を早く正確に進めるスキル」です。



事務作業は複数の仕事を淡々とこなしていく必要があるので、1つ1つの仕事に正確さやスピードが求められます。

よく使う書類やファイルを整理整頓したり、似ている業務は抱き合わせて行ったりするなど、仕事を効率的に進めるために工夫できる方は、事務作業に向いていると言えます。

コミュニケーションスキル

4つ目は「コミュニケーションスキル」です。



事務職は細かな仕事をお願いされることが多く、その都度コミュニケーションを取る必要があるので、相手と意思疎通できるかどうかは非常に重要になります。

また電話応対や来客対応を行う場合もあるので、基礎的なビジネスマナーもしっかりおさえておく必要があるでしょう。

物事を柔軟に対応するスキル

5つ目は「物事を柔軟に対応するスキル」です。



事務職は仕事を依頼されて、複数の仕事に優先順位をつけながら仕事を進めていきます。その中で新しく追加で仕事をお願いされることもあり、都度優先順位を考えて仕事をしなければなりません。

そのため、状況が変わった時に都度仕事の状況を可視化し、柔軟に対応する能力が求められます。

未経験では難しい?事務職の就職で知っておくべき3つのポイント

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事務職で必要なスキルを解説しましたが、実際未経験で事務職に就職するのは難しいのでしょうか?次に一般事務の就職で知っておくべきポイントを3つ解説していきます。

一般事務の仕事は未経験でも可能

1点目は「一般事務の仕事は未経験でも可能」という点です。



一般事務の仕事は書類の作成やデータ入力・電話応対や来客対応などが主な仕事です。そのため、簡単なPCスキルとビジネスマナーがあれば未経験でも採用されます。

また同様に総務事務も仕事内容が若干異なるだけで、求められるスキルは同じなので、未経験でも就職しやすいと言えるでしょう。

事務的職業の有効求人倍率は低い

2点目は「事務的職業の有効求人倍率は低い」という点です。



厚生労働省が公開している「一般職業紹介状況」の結果を見ると「事務的職業」の有効求人倍率が0.33と非常に低い数値になっているのが分かります。



有効求人倍率とは「1人あたりに何件の求人があるのか」という指標のことです。つまり1人あたりに0.33件の求人しか募集されていないことになります。

さらに事務的職業の内訳の中で「一般事務の職業」という項目の数値は0.26とさらに低いです。そのため、就職難易度は経験のあるなしに関わらず高いと認識しておきましょう。

今後仕事がAIに代替される可能性がある

3点目は「今後仕事がAIに代替される可能性がある」という点です。



AI市場は今どんどん伸びており、簡単な書類作成やデータの入力の仕事はAIに代替される可能性があります。そのため、AI市場が加速するに伴って、事務職の倍率はどんどん厳しくなるでしょう。

ただし専門的なスキルが求められる事務職はAIで代替できないので、長く働いていきたい場合、新しくスキルを身に付けることも視野に入れておいてくださいね。

事務作業の仕事に向いている人と向いていない人

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次に事務職の仕事に向いている人と向いていない人を解説していきます。

事務作業の仕事に向いている人

事務作業の仕事に向いている人は下記の通りです。



▼向いている人

  • 細かな仕事をするのが好き・得意
  • 効率的に仕事を進めるのが得意
  • 誰かのサポートをする仕事が好き



事務作業は資料作成やデータ入力を求められることが多いので、細かな仕事が好きで、コツコツ進めることができる人に向いています。



また複数の仕事を同時並行で進めていく必要があるので、効率的に仕事をするのが得意な方にもおすすめです。

事務仕事は社内が円滑にまわるようにサポートする仕事なので、誰かのサポートをするのが好きと感じている方は、是非挑戦してみてはいかがでしょうか。

事務作業の仕事に向いていない人

一方で事務作業の仕事に向いていない人は下記の通りです。



▼向いていない人

  • バリバリ働いて稼ぎたい人
  • ルーチンワークが苦手な人
  • コミュニケーションが苦手な人



事務職の仕事は平均年収が334万円と低いので「バリバリ働きたい」「もっと稼ぎたい」と感じている方には向いていません。

またルーチンワークが苦手だったり、人と接するのが得意でない方も、事務職の仕事は向いていないと言えるでしょう。

事務作業の仕事の「よくある質問」

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最後に事務作業の仕事の「よくある質問」に回答していきます。

事務作業の仕事は資格が必要ですか?

結論から言うと、事務作業の仕事に資格が必ず求められるということはありません。

しかし仕事内容によっては優遇される資格もあります。MOS(Microsoft系の資格)の資格はどの事務職でも重宝されますし、専門的な事務職の場合、それに関連する資格を持っていると就職できる可能性が高まるでしょう。

一般事務の仕事内容は未経験でもできますか?

一般事務の仕事は書類の作成やデータ入力、電話応対などの仕事を行います。

基礎的なPCスキルとビジネスマナーがあれば未経験の方でも採用されるので、積極的に挑戦してみると良いでしょう。

一般事務の仕事はきついですか?

一般事務の仕事はPCスキルが身に付く反面、仕事に慣れるとルーチンワークになりやすいデメリットがあります。

そのため、何年も仕事を続けていると、メリハリのなさから「きつい」と感じることもあるでしょう。

まとめ

事務作業の仕事に関する記事は以上です。



事務作業は書類作成からデータの入力、電話の応対など、会社が円滑にまわるようにサポートする仕事です。一般事務や総務事務においては、未経験でも就職しやすいと言えるでしょう。



未経験でも挑戦しやすい一方で、事務職の有効求人倍率は低く、今後AI化に伴ってさらに求人が減っていく可能性があります。



そのため、事務職に挑戦したい方は、将来的に専門的なスキルを身に付けることも視野に入れておいてくださいね。

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